Algemene Voorwaarden

Onderstaand reglement geldt voor de Stichting Vakantie Ontspanning Vleuten Haarzuilens (VOVH). Het is opgesteld met de bedoeling duidelijkheid te verschaffen over de werkwijze van de stichting.

1. INSCHRIJVEN
De hoeveelheid kinderen die kunnen deelnemen aan de VOVH wordt door de organisatie vooraf bepaald, dit wordt gecommuniceerd op de website en in de VOVH-nieuwsbrief.

De inschrijving is voor kinderen uit het basisonderwijs in Vleuten en Haarzuilens. Als minimum leeftijd geldt dat deelnemers voor 31 december in het jaar waarin zij deelnemen 6 jaar oud moeten zijn geworden.

We hanteren een reservelijst. Als u de mededeling krijgt dat wij vol zitten, dan betekent dat dat ook de reservelijst vol zit. Het heeft geen zin heeft om contact op te nemen met VOVH voor eventuele extra plaatsen.

De groepen worden met de nodige zorg samengesteld, hierin kan niet meer worden geruild. Hier geldt dat in sommige gevallen door de VOVH hierin een andere beslissing genomen kan worden. Dit blijft te allen tijde een beslissing van de VOVH.

Indien uw kind extra aandacht nodig heeft en/of allergieën heeft en/of medicijnen gebruikt, vragen wij u dit in te vullen op het inschrijfformulier. Wij nemen als nodig contact met u op.

Bij deelname aan de kindervakantieweek gaat u akkoord met algemene voorwaarden en de spelregels.

2. BETALING
Wanneer u uw kind(eren) inschrijft betaalt u inschrijfgeld. Dit bedrag wordt vooraf door de VOVH bepaald. Het inschrijfgeld wordt gebruikt voor alle activiteiten en versnaperingen tijdens de week.
Betaling van het inschrijfgeld dient te worden voldaan na de bevestiging van inschrijving van de deelnemer. De betaling van het inschrijfgeld vindt plaats via een bankoverschrijving. Indien niet binnen 2 weken na het ontvangen van de bevestigingsmail met betaalinstructies het inschrijfgeld van de opgegeven kind(eren) is voldaan, houden wij het recht voor deze inschrijving(en) weer vrij te geven.
Het is niet mogelijk om het inschrijfgeld terug te betalen wanneer uw kind onverhoopt niet kan deelnemen of wordt uitgesloten van deelname.

3. ONACCEPTABEL GEDRAG
Wij gaan er vanuit dat iedereen elkaar met respect behandelt. Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag wordt niet getolereerd. Bij het niet naleven van de gestelde (gedrags-)regels of wanneer storend of gevaarlijk gedrag ontstaat zijn wij genoodzaakt de ouders/verzorgers hierover in te lichten. Wij behouden ons het recht voor om bij grensoverschrijdend gedrag een kind, ouder of vrijwilliger de verdere deelname aan de kindervakantieweek te ontzeggen.

Grens overschrijdend gedrag wordt aangemerkt als:
• Bedreiging en/of gebruik van geweld
• Het bewust verwonden/letsel toebrengen aan kinderen, leiding, vrijwilligers
• Bewust aanbrengen van schade/vernielingen
• Wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld
• Onzedelijk betasten

4. AANSPRAKELIJKHEID
Deelname aan de kindervakantieweek geschiedt op eigen risico. De VOVH stelt zich niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of eventuele verloren geraakte eigendommen van de kinderen en ouders/verzorgers. Wij adviseren om dure spullen thuis te laten. De VOVH kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, ook als deze is ontstaan door het niet of onvolledig invullen van het inschrijfformulier.

5. VEILIGHEID
Veiligheid van de kinderen staat altijd voorop. Voor iedereen geldt: wanneer je besluit mee te doen met de kindervakantieweek Vleuten Haarzuilens is dit geheel op eigen risico.

Op alle dagen is er EHBO aanwezig. Vrijwilligers met EHBO of BHV worden bij calamiteiten opgeroepen om (extra) ondersteuning te bieden en te zorgen voor de veiligheid van de kinderen. Deze personen worden voor aanvang van de kindervakantieweek in kaart gebracht. De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen.

Voor de activiteiten van de VOVH is een evenementenvergunning door de gemeente vereist en verleend.

Aan het einde van de dag wil iedereen altijd graag naar huis. Zorg er dus voor dat er iemand klaar staat om je kind(eren) op te halen wanneer het programma ten einde is. Voor de leiding is het niet toegestaan te vertrekken voordat alle kinderen uit de groep door hun ouders/verzorgers zijn opgehaald of als de organisatie hiervoor nog geen toestemming heeft gegeven.

6. TERREIN
De VOVH is gerechtigd om zonder enige opgaaf van reden personen de toegang tot het activiteitenterrein te ontzeggen. Met activiteitenterrein wordt bedoelt: de locatie(s) welke door de organisatie gedurende de voorbereidingen van en tijdens de uitvoering van de kindervakantieweek is en/of zijn gereserveerd of gehuurd.

7. AFGELASTINGEN
De VOVH kan bij onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld bij slecht weer, het besluit nemen de kindervakantieweek of een gedeelte ervan af te gelasten.
Informatie hierover zal via deze website en social media gedeeld worden.

8. AFMELDEN
Kan uw kind een dag(-deel) niet deelnemen aan de kindervakantieweek, meld dit altijd. Op de dag zelf kunt u dat persoonlijk/telefonisch melden. Op onze website wordt het bijbehorende telefoonnummer waarop wij bereikbaar zijn in de week vermeld. Vooraf aan de week kunt u een e-mail sturen naar info@vovh.nl.

9. FOTO- EN FILMMATERIAAL
VOVH maakt foto’s en video’s van de activiteiten voor de verslaglegging en promotie.
Deze kunnen van alle aanwezigen gemaakt worden. Door zich in te schrijven voor de kindervakantieweek geven vrijwilligers en ouder(s)/verzorger(s) van de deelnemers nadrukkelijk toestemming voor het maken en gebruik van deze foto’s en video’s om te publiceren op de website, social media-pagina’s of in de krant. Wanneer u hiermee niet akkoord gaat is deelname aan de kindervakantieweek helaas niet mogelijk.

10. OVERIGE
In alle gevallen, waarin de reglementen of statuten van stichting VOVH geen sluitende oplossing biedt voor een gerezen probleem of vraag, zal het bestuur een besluit nemen met de op dat moment aanwezige kennis welk besluit dan bindend is voor alle betrokkenen.

Programmatijden
Degene die het deelnemende kind heeft opgegeven voor de kindervakantieweek dient zelf voor opvang te zorgen voor tussen de middag. Hiervoor mogen geen vrijwilligers of leiding benaderd worden. Uitzondering hierop zijn dagen waarbij, bij het bekend maken van het programma in het weekend voor de start van de week, aangegeven wordt dat het programma de gehele dag beslaat.

Verloren/Gevonden Spullen
VOVH verzamelt gevonden spullen bij het centrale punt op het VOVH-terrein.
Gevonden spullen die niet zijn opgehaald worden na de week op de VOVH socials vermeld en worden na een maand aan een goed doel geschonken.

Privacy
VOVH heeft een privacy verklaring opgesteld, deze is te vinden op deze website.